Как автоматизировать работу склада интернет-магазина при помощи товароучетных систем: инструкция, обзор популярных сервисов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как автоматизировать работу склада интернет-магазина при помощи товароучетных систем: инструкция, обзор популярных сервисов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Программы складского учета, интегрированные с бухгалтерией и платежными системами, фиксируют все факту движения денежного потока, как и товаров. Указывают — когда, по какой стоимости и в каком количестве был продан товар. Для оплаты достаточно выбрать кнопку, которая подтвердит поступление денежных средств. Оплату можно вводить частями, а получить подтверждение возможно, только если сумма поступивших денег сравняется или превысит ту, что указана в документе.

По каким критериям выбирать сервис

1. Размещение данных в облаке. То есть вы можете просмотреть файлы с любого подключенного устройства. Если это не предусмотрено, есть риск, что однажды накроется компьютер с нужной программой и база будет недоступна.

2. Простой и интуитивно понятный интерфейс. Если все будет слишком сложно, это может привести к ошибкам либо к временным задержкам, что, конечно же, нежелательно.

3. Наличие бесплатного тарифа и не очень высокая цена за подписку. У мелкого бизнеса и начинающих предпринимателей и так много расходов в начале развития.

4. Возможность интеграции со всеми основными платформами. Речь о площадках, на которых создаются интернет-магазины.

5. Складской учет продукции в режиме реального времени. Это нужно для предотвращения ситуаций, когда заказ поступил либо уже оплачен, а в наличии его нет и заявка для поставщика не оформлена.

6. Кроссплатформенность. Имеется в виду возможность управлять программой с разных устройств.

7. Возможность загрузки прайса от поставщика в пару кликов. Это тоже облегчает и ускоряет работу.

8. Техподдержка, которая быстро отвечает. Желательно, чтоб она работала круглосуточно.

9. Открытый API. Это нужно для того, чтоб было возможно что-то доработать в случае необходимости.

10. Наличие демоверсии. Это позволит вам вести складской учет онлайн бесплатно в течение пары недель, чтобы вы смогли оценить функционал и принять осознанное решение о дальнейшей покупке.

Также учетные сервисы фиксируют все долги (ваши и ваших клиентов). Для этого большая часть программ имеет отдельную вкладку, кнопку или форму. В ней будет указано название компании, документ, оплаченная и неоплаченная сумма. Также можно по названию фирмы узнать ее реквизиты.

Использование программ складского учета в разных филиалах и отделениях

Если бизнес идет на расширение, либо программа сразу закупается для нескольких филиалов/отделений, она позволяет координировать их деятельность. Удаленный доступ к складам, фиалам и магазинам легче осуществлять через облачные сервисы. А локальные системы подходят для крупных фирм с большим количеством товаров, чтобы автоматизировать бизнес-процессы.

Большинство программ позволяют настроить обмен данными между подразделениями в разных городах, также следить за передвижением продукции. Сотрудникам в платных версиях можно организовать разные уровни доступа.

На заметку: открытый API позволит доработать программу под ваши индивидуальные потребности.

МойСклад — облачное ПО с широким набором функций. Войти в личный кабинет можно с любого устройства, в том числе с мобильного телефона. Данные пользователей хранятся на надежном хостинге, защищенном от хакерских атак.

Программа подходит для оптовых и розничных магазинов, для небольших предприятий. Малому бизнесу подходит бесплатный тариф, неограниченный по времени. Тариф рассчитан на торговые точки с одним сотрудником. Платные версии рассчитаны на любое количество точек и персонала.

МойСклад интегрируется с:

• системами банковского обслуживания;
• CMS (системами управления содержимым сайта);
• системами аналитики (также есть встроенная аналитика);
• CRM-системами;
• сервисами доставки.

Пользователям доступна круглосуточная поддержка. Компания помогает клиентам установить и внедрить оборудование.

По каким критериям выбирают ПО

Если вы уже приступали к поиску программы для учета, то наверняка столкнулись со следующей проблемой. Представлено много софтов со схожим функционалом, отличающимся одним-двумя предложениями и оригинальным дизайном.

Чтобы помочь с выбором подходящей для вашего бизнеса программы, мы составили чек-лист с критериями функционального программного обеспечения для склада + поясняющие комментарии.

Понятный интерфейс.

Важно, чтобы пользователь мог самостоятельно без помощи программиста вносить информацию в систему, а также получать необходимые отчеты. Все действия в программе должны быть понятны на интуитивном уровне;

Круглосуточная техподдержка.

После покупки программы сотрудничество с компанией не заканчивается, так как иногда необходима консультация программиста, чтобы разобраться с функционалом программы и устранить возникающие ошибки;

Возможность обновить базу данных в режиме онлайн.

ПО должно загружать информацию о статусе товара сразу же после его изменения;

Отображение статуса товара.

Рядом с товаром стоит отметка (продан, зарезервирован и т.п.). Это предотвращает ситуации, когда оплата прошла, покупатель ждет заказ, а его нет в наличии;

Облачное хранение информации.

Между облачными технологиями и коробочной версией программы стоит выбирать облачное хранение. В этом случае информация находится на сервере поставщика услуги. Благодаря этому вы можете в любой момент и с любого подключенного к интернету устройства обратиться к данным. А в коробочной версии доступ к информации можно получить только с одного компьютера, на который установлена система, что ставит под угрозу сохранность и конфиденциальность информации при возникновении проблем с ПК;

Интеграция с программами;

ПО должно интегрироваться с CRM, онлайн-бухгалтерией и иными необходимыми для нормального функционирования компании программами. Это можно реализовать также через покупку отдельных модулей для совместимости;

Возможность обмена базы данных с интегрированными системами.

Загружать и выгружать информацию важно при работе, совмещенной с CRM-системой, чтобы проводить комплексный анализ программ лояльности и скидок;

Автоматическое изменение розничных цен при варьировании цены при закупке;

Сбор заказа должен производиться автоматически.

Все поставщики и склады должны быть интегрированы для оперативной автоматической передачи информации между заинтересованными членами;

Возможность сортировать позиции товара в отчете.

При составлении отчета товар должен сортироваться на популярные и неходовые позиции для оперативного реагирования на потребительский спрос и корректировки предложений. Например, введение скидок или увеличение поставки товара;

Сегментирование сумм.

Для отслеживания доходов и расходов необходимо отдельно мониторить стоимость товара, стоимость курьерской доставки, стоимость обслуживания;

Автоматическое отражение возврата товара.

В программе должна быть реализована функция полного или частичного возврата товара. Удобно, когда система самостоятельно отслеживает не дошедшие до потребителя заказы, отмечает их на карте движения товара и прикрепляет к карточке продукта сопроводительные документы;

Импортирование прайс-листов в различных форматах.

Чем больше форматов, тем лучше. В программе должны быть хотя бы 2 формата — xls и csv. Также очень полезны функции отдельного импорта только новых или выбранных позиций;

К системе учета товара прилагаются кассовые аппараты для осуществления оплаты онлайн;

Возможность автоматического формирования документации.

Значительно ускоряет работу возможность автоматического составление платежного поручения в банк или счета для покупателя.

Итак, главный критерий — программа должна упрощать работу склада.

Если решите нанять штатного бухгалтера, придется выделить ему рабочее место и оргтехнику, купить лицензионное ПО, снабжать канцтоварами и отчислять взносы в фонды (около 30% оклада). В процессе работы с ним будете контролировать своевременное выполнение задач, отвлекаться на бесконечные просьбы что-нибудь подписать или оплатить, а еще — платить штрафы за ошибки и несвоевременную сдачу отчетов.

Бывает и так, что бухгалтер не нужен в принципе — учет настолько простой, что вести его можно самостоятельно.

На помощь тем, у кого нет потребности в бухгалтере или желания держать его в штате, приходят сервисы для ведения бухгалтерии, с помощью которых бизнесмены могут отдать на сторону все побочные процессы. Они бывают двух типов: делаете все самостоятельно, но с подсказками и шаблонами, или передаете бухгалтерию на аутсорс и занимаетесь другими вопросами.

Организация документооборота

Обмениваться бумажными счетами и актами можно по старинке — печатать, пересылать по почте или отправлять с курьером. Но при работе с бумагами есть риск их утери или несвоевременной доставки. Придется снова тратить время и деньги на печать и отправку и надеяться, что в этот раз документы дойдут до адресата.

Выход есть — электронный документооборот. С помощью специальных сервисов ЭДО удобно организовать обмен информацией с контрагентами, в том числе иностранными, выставлять счета клиентам, формировать акты и сдавать отчеты в контролирующие органы. Дополнительно можно использовать сервисы для создания документов по шаблонам, упростив таким образом работу сотрудникам.

Какие задачи решают системы автоматизации

Большинство систем автоматизации склада используют один из следующих подходов, определяющийся товарооборотом склада и особенностями товаров:

1. Номенклатурный учет применяется для небольшого товарооборота, где товарам не присваиваются отдельные категории.
2. Партионный учет используется для товаров с ограниченным сроком годности, в первую очередь в сфере HoReCa и продуктовом ритейле.
3. Сортовой учет подойдет для товаров, разделенных на сорта или категории.
4. Партионно-сортовой учет используется компаниями, которые предлагают широкий ассортимент товаров разнообразных категорий.

Адресное хранение на складе

Автоматизация складского помещения нераздельно связана с адресным хранением товаров. Складское помещение разделяют на зоны. Должны быть функциональные зоны (приемка, хранение, комлектование, отбор и отгрузка), а также могут по категориям товаров (в зависимости от разнообразия ассортимента) или структурно-организационные (в случае деления на филиалы, регионы и т. п.). Для каждого товара определяют место хранения (ячейку) с уникальным адресом в виде штрихкода или QR-кода на этикетке. Ячейка может обозначать место в секторе на улице, быть в напольной зоне хранения внутри помещения, на фронтальных или бытовых стеллажах, а также в пластиковых или гофрокартонных коробках. Таким образом составляется карта (топология) склада.

МойСклад для розничной торговли

Мы уже отмечали, что МойСклад соответствует требованиям 54-ФЗ о применении кассовой техники. Для розничной торговли сервис предоставляет полноценное рабочее место продавца-кассира, причем вы можете пользоваться МоимСкладом как с компьютера, так и со смартфона.

Торговать и вести учет проданных товаров и остатков очень просто. К ноутбуку или смартфону подключаются фискальный регистратор и сканер штрих-кодов. Вы можете принимать оплату и наличными и картой.

Возможности Моего Склада для розничной торговли:

• полноценное рабочее место продавца-кассира;
• регистрация продаж;
• учет товара;
• прием оплат с расчетом сдачи;
• создание возвратов;
• контроль выручки;
• печать чеков по 54-ФЗ;
• подключение всех популярных моделей ККТ, в том числе смарт-терминалов;
• возможность подключения любого количества торговых точек.

МойСклад для оптовой торговли

МойСклад с точностью отображает количество товаров на складе, в том числе товары в резерве. В сервисе можно работать с договорами, прайс-листами, клиентской базой, печатать накладные и другие необходимые документы. Ведется статистика продаж, накапливается финансовая аналитика. Есть поддержка мультивалютности.

Для оптовой торговли МойСклад позволяет:

• вести учет товаров по серийным номерам и штрих-кодам;
• обрабатывать заказы;
• резервировать товары на складах;
• работать с документами;
• вести статистику продаж;
• контролировать взаиморасчеты;
• работать с клиентской базой;
• делать рассылки через почтовые сервисы.

Какие задачи можно автоматизировать

Благодаря развитию современных цифровых систем у предпринимателей появляется крутая возможность автоматизировать практически любые задачи, начиная от обработки платежей и до цепочки выполнения заказа.

Например, система может отправлять посылку с минимальным участием консультантов. Она анализирует состав заказа, высылает оповещение в мессенджер и формирует заявку на отгрузку. Сотрудник склада получает готовую накладную и передает посылку курьеру.

Добиться такой автоматизации вполне реально, но на старте интеграции нужно будет приложить много усилий. И не рассчитывать, что система будет работать сама по себе и достаточно нажать несколько кнопок в панели управления.

Также не стоять надеяться, что сервисы и программное обеспечение сделают всю работу за сотрудников. Их внимание тоже понадобится для обработки заказов. Инструменты автоматизации могут многое, но за ситуацией всё равно нужно следить.

Одна из популярных ошибок предпринимателей заключается в том, что они неправильно подходят к процессу интеграции инструментов автоматизации в модель интернет-магазина.

Многие спешат с внедрением и упускают большое количество важных деталей, которые сильно влияют на конечный результат. И в итоге получают совсем не тот уровень автоматизации, который видели в примерах.

Прежде чем добавлять сервис или софт в процессы торговой площадки, важно провести анализ. И выполнять остальные шаги только если есть чёткая уверенность в том, что всё пройдёт гладко.

Этапы автоматизации можно разбить на следующую последовательность шагов:

1. Определить цели. Делать автоматизацию только потому что это модно нет смысла. Надо понять, какие задачи закроют сервисы и на какие аспекты необходимо выделить больше времени.
2. Выбрать ответственных сотрудников. Интеграцию лучше поручить опытному специалисту, который знает как делать подобные задачи.
3. Найти оптимальные инструменты. На рынке большой выбор и есть риск неправильно расставить приоритеты.
4. Составление плана внедрения. Подключить любой сервис можно за пару дней, но он должен работать идеально. Понадобится план с конкретным списком действий.
5. Мониторинг ситуации. Какое-то время нужно следить за тем, чтобы интегрированные инструменты работали в нужном ключе.
6. Оптимизация системы. Даже самый идеальный механизм можно периодически улучшать.

Предприниматели часто допускают ошибки при работе с инструментами автоматизации и обнаруживают их уже тогда, когда они повлияли на эффективность работы магазина.

Важно по максимуму защититься от проблем и минимизировать риски для клиентов. Если проблему заметят слишком поздно, придётся экстренно находить пути решения и они очень часто несут в себе финансовые потери.

Распространённые ошибки предпринимателей в плане автоматизации:

• выбор нерелевантных инструментов;
• фокус на стоимости сервисов;
• переоценка возможностей инструментов;
• игнорирование реальных проблем магазина;
• отсутствие постоянного контроля.

• Рабочее место продавца-кассира.
• Версии для Windows, Linux, Android и iOS.
• Полностью соответствует 54-ФЗ — можно подключить фискальный регистратор.
• Печать кассовых и товарных чеков.
• Удобный простой интерфейс: ничего лишнего.
• Регистрация продаж, расчет сдачи, работа с возвратами, внесения и выплаты.
• Продажа комплектов.
• Весовой товар.
• Смешанная оплата: наличные + карта.
• Открытие и закрытие смены.
• Скидочные и бонусные программы для покупателей.
• Офлайн режим: работа без подключения к интернету.
• Совместимое оборудование.
• Поддержка 54-ФЗ — подключение онлайн-кассы (фискального регистратора): АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print. Интеграция с МодульБанком и смарт-терминалами Эвотор.
• Поддержка работы со штрихкодами: подключение сканера, глобальный справочник товаров, печать и генерация EAN-8, EAN-13, Code128 и др.
• Этикетки и ценники — удобный визуальный редактор и массовая печать.
• Товароучетная система.
• Управление любым количеством торговых точек в режиме онлайн.
• Контроль за размером сдаваемой выручки, статистика продаж в разрезе торговых точек.
• Централизованное управление товарами, ценами, скидками, бонусными программами.
• Комиссионная торговля.
• Все возможности складского учета, включая инвентаризации.
• Аналитические отчеты для работы с ассортиментом.
• Загрузка из Excel прайс-листов и накладных поставщиков.
• Печать документов
• Счета, товарные чеки, накладные, ТОРГ-12, ТТН, акты, счета-фактуры, кассовые ордера, отчеты комиссионера и многие другие.
• Печать пакета документов: счет, накладная, счет-фактура.
• Автоматическая нумерация, массовая печать, архив документов, отправка по электронной почте и через мессенджеры, импорт/экспорт в ЭДО.
• Собственные шаблоны документов.
• Удобный визуальный редактор этикеток и ценников.

Похожие записи:

• Губернаторские выплаты за третьего ребенка в 2024 в Рязани
• Ветеран труда как получить в 2024 в Калужской области
• Повышение зарплаты в МЧС в 2024 году вольнонаемным