Как правильно оформить почтовое извещение
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформить почтовое извещение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Многие сталкиваются с тем, что посылка уже есть (трекер показывает ее), но уведомления нет. Слишком долго думать, почему. Самое главное, можно получить посылку без оформления документов на почте. Когда вы идете на почту, вам дают один и тот же бланк, но вы должны заполнить его точно так же.
Как выглядит почтовое сообщение, где находится трек-номер?
Российское почтовое уведомление имеет единый формат — Ф. 22. Оно имеет два аспекта. На лицевой стороне ничего не нужно писать. Почтальон заполняет его (подробнее о почтовой службе читайте здесь). Какая информация там написана?
- Номер указан в первой строке уведомления.
- Над ним находится раздел штрих-кода, а под ним — комбинация букв и цифр. В правом верхнем углу указывается дата завершения работ, обычно в виде штампа.
- Ниже отображается имя получателя, адрес, тип товара (вес, цена) и адрес отправителя. Если вы заметили ошибку в написании фамилии или адреса, не волнуйтесь. Если вы получили товар, не волнуйтесь.
- Если вы заметили, что адрес написан неправильно, не волнуйтесь. Это размещается в уведомлении, рассылаемом государственными службами (налоговыми инспекциями, дорожной полицией, судебными органами).
- Обратите внимание на информацию в правом нижнем углу, указывающую время и адрес, по которому вы можете получить товар.
Если вы хотите получить письмо или посылку, вы должны иметь при себе паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
Что делать, если почтальон не принес квитанцию или она была утеряна?
Бывают случаи потери извещения клиентом. Так же оно может затеряться и в самом почтовом отделении. Как поступить в такой ситуации? Прежде всего, нужно помнить, что любые отправления хранятся на складе тридцать дней с момента их поступления. В течение этого срока вам обязаны прислать повторное извещение.
Этим можно воспользоваться если вы по каким-либо причинам не можете в ближайшее время явится за посылкой. Можно прийти в отделение почты с документом, удостоверяющим личность, и объяснить ситуацию. Вам выдадут дубликат извещения, которое также оформляется по всем правилам.
Если вы отслеживали путь своего отправления и уверены, что посылка уже ждет на почте, а извещения все нет, то назвав трек-номер вам также выпишут бланк извещения и заполнят при вас.
О том, как отследить через интернет по номеру почтовое отправление, читайте тут.
Клиенту не могут отказать в выдаче отправления, если он знает трек-номер и имеет при себе удостоверение личности. Подробно о том, можно ли проверить по трек-номеру от кого пришла заказная корреспонденция, мы рассказывали здесь.
Рекомендуем почитать и другие наши статьи о том, как грамотно составить доверенность на получение корреспонденции и куда подать жалобу на Почту России.
Информация в документе
Когда кто-то приходит в почтовое отделение, чтобы отправить посылку или бандероль, служащий будет
- Получает, упаковывает и взвешивает посылку.
- Предоставляет отправителю форму ввода.
- Он принимает и подписывает полностью заполненный бланк.
- Он рассчитывает стоимость посылки в зависимости от веса и места назначения.
- Он получает деньги от отправителя и отдает ему сдачу.
Маршрутный лист должен включать следующую информацию
- Полное имя отправителя; и
- Адрес отправителя в следующем формате: номер, номер дома, район или провинция, округ или штат, страна, и
- Шестизначный почтовый индекс отправителя. Почтовый индекс можно узнать у сотрудников почтового отделения.
- Имя и фамилия получателя,.
- адресные данные получателя (в том же формате, что и адрес отправителя); и
- Почтовый индекс получателя. Это также можно узнать у сотрудников почтового отделения, поскольку все почтовые индексы собраны в единой базе данных.
- Объявленная стоимость почтового отправления (в рублях и девушках, цифрами и словами); стоимость всегда должна быть заключена в кавычки. Если посылка без объявленной ценности не доходит до получателя, отправителю не выплачивается компенсация. Однако не следует вводить и слишком большие значения, так как они напрямую влияют на стоимость отправки посылки.
Когда отправитель заполняет форму, сотрудник почтового отделения получает заполненную форму и подписывает ее в знак того, что посылка принята к отправке. На посылке ставится штамп почтового отделения, и она «перемещается» вместе с посылкой. Вместо этого отправитель получает квитанцию.
Сотрудники также могут сообщить отправителю код, по которому можно отследить маршрут посылки на официальном сайте «Почты России».
Зачем Почта России забирает извещения?
Для чего сотрудникам нужны бланки извещений с подписями клиентов? Все очень просто. Некоторые клиенты получают очень много корреспонденции. Бывают случаи, когда клиенту сложно отследить каждое отправление, и он может запутаться в том, что он получил, а что еще нет. В такой ситуации он обращается в свое отделение Почты России с просьбой проверить имеющиеся у него трек-кода на предмет получения. Иногда клиент не может вспомнить, когда он получил то или иное отправление. Тогда оператор проверяет во внутренней виртуальной базе его посылки и бандероли, выписывает даты получения, а затем отправляется в специальное место в отделении, где хранятся подшивки с бланками извещений Почты России. Там он выбирает нужный период, находит оформленный бланк, с которым клиент приходил, и предоставляет его клиенту, как подтверждение, что отправление было получено им ранее. Зачастую вышестоящие органы подают запросы в отделения Почты России с приказом выслать им скан-копию извещения на какую-либо посылку или бандероль. Так же суды запрашивают бланки, чтобы удостовериться, что их письма были получены.
Судебное информирование граждан
Когда судья готовит дело к разбирательству, первоочередной задачей является оповещение всех лиц, которые заинтересованы в результатах судопроизводства. Необходимо донести до них информацию о том, когда будет проведено заседание, а также о поданных участниками процесса ходатайствах, возражениях, отзывах.
Способы передачи такой информации изложены в статье 113 ГПК. В зависимости от роли лица в процессе ему направляется извещение или вызов.
Кого и каким методом приглашают? Вызов обязателен для свидетелей, экспертов, специалистов, переводчиков. Одним словом, тех, без кого дело не может быть разрешено. За неявку предусмотрена ответственность, меры которой указываются в вызове.
Извещения отправляются сторонам процесса. Неявка может привести к решению дела в чужую пользу, а, следовательно, наложению более серьезных санкций.
Уведомление может происходить разными способами:
- повесткой в суд;
- заказным письмом с уведомлением ф. 22 и подтверждением получения;
- телеграммой;
- по факсу (чаще используется для информирования юридических лиц);
- по другим средствам связи.
Судебные извещения и вызовы доставляются по почте или курьером (по поручению судьи).
Для того чтобы забрать заказное письмо, потребуется лично прийти на почту с паспортом и подписать документы, подтверждающие факт получения.
Как получать посылки по упрощенному получению?
Введение возможности получения отправлений при использовании кода из смс, позволили значительно сократить время, необходимое для ожидания очередей. Сейчас в крупных почтовых отделениях применяется автоматизированная система распределения клиентов к операторам. Это помогает человеку получать письма за несколько минут.
Кроме того, положительным моментом является то, что получатель обращается на почту не самостоятельно, а просит помочь друга, знакомого, родственника или другое лицо. Стандартная ситуация предполагает, что получающее лицо приходит на почту, передает оператору акт, удостоверяющий его личность, сообщает трек-номер или заполняет извещение.
Если у получателя нет возможность забрать отправление, придется оформить доверенность. При этом нужно было заверить акт в нотариальной конторе. Это ранее влекло дополнительные траты. Новая система позволяет назвать номер из смс, тогда посылка передается лицу вне зависимости от того, ему предназначено или нет.
Требовать оформленную доверенность при использовании данной системы, сотрудники Почты России не вправе. Если это произошло, то с легкостью получится обжаловать их действия. Как правило, таких казусов не происходит. Иначе оператор рискует остаться без премии.
Как заполняется извещение Почты России необходимо знать гражданину, который собирается получить письмо или посылку. Если в документе допущена ошибка, то придется заполнять его заново. В настоящее время действует упрощенная система получения отправлений. Она предусматривает, что заполнять рассматриваемый акт не требуется. Достаточно только назвать код из смс.
Как заполнять почтовое извещение?
Обратную сторону формы заполняет сам получатель. Но не всю! Если внимательно рассмотреть образец, видно, что на второй странице внизу почтовое извещение (бланк) имеет строки для почтовых работников. Главное – не перепутать и по ошибке не расписаться в строчке «Выдал».
Получатель должен внести в извещение свои персональные данные (тем самым давая согласие на их обработку). Для этого понадобится паспорт. Вписываем следующее:
- паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
- официальный адрес регистрации;
- дату получения (можно внести в последний момент, когда отправление предъявят с указанным весом, неповрежденной упаковкой, со всеми пломбами и печатями);
- подпись получателя.
Как происходит оформление бланка на почте
Обведенные жирной чертой поля заполняются отправителем. После этого почтовый работник проверяет правильность внесенных данных. Далее он оформляет квитанцию (форма 1), которая выполняет одновременно роль как финансового, так и сопроводительного документа.
Еще одна услуга почты – отслеживание местонахождения. Для этого на конверт или на пластиковый пакет наклеивается лента со штрих-кодом, он регистрируется в системе. Позднее по идентификационному номеру можно будет определить, где он находится, и предположить, когда прибудет в пункт назначения.
После проверки платежа за пересылку на отправлении ставится печать. Уведомление о вручении приклеивают к обратной стороне конверта либо вкладывают в карман, если все упаковано в пластиковый пакет.
Необходимо указать следующее:
|
ПОЛЕ УВЕДОМЛЕНИЯ |
ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ |
| ИНН | Российская организация указывает ИНН в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения.
Инофирма, ведущая деятельность на территории РФ через постоянное представительство – в соответствии со свидетельством о постановке на учет иностранной организации в налоговом органе. Иностранная компания, не ведущая деятельность на территории РФ через постпредство – в соответствии с уведомлением о постановке на учет в налоговом органе. |
| КПП | Российская организация указывает код причины постановки на учет в налоговом органе в соответствии со свидетельством о постановке на учет, в котором 5-й и 6-й разряд КПП – “01”.
Инофирма, ведущая деятельность на территории РФ через постоянное представительство, указывает в соответствии со свидетельством о постановке на учет иностранной организации в налоговом органе, в котором 5-й и 6-й разряд КПП – “51”, “52”, “55”, “56”, “63”, “64”, “65”, “91”, “92”. Иностранная компания, не ведущая деятельность на территории РФ через постпредство – в соответствии с уведомлением о постановке на учет в налоговом органе, где 5-й и 6-й разряд КПП – “70”. |
| Организации – крупнейшие налогоплательщики ИНН и КПП по месту нахождения указывают согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения, в котором 5-й и 6-й разряд КПП – “01”. | |
| Представляется в налоговый орган (код) | Указывают код налогового органа по месту нахождения организации (отделения инофирмы) либо по месту учета крупнейшего налогоплательщика, либо по месту жительства ИП. |
Как почта уведомляет о посылке
Почтовые службы осуществляют доставку тысяч посылок ежедневно. Чтобы сориентировать получателя о том, что его посылка доставлена в отделение почты, почта уведомляет о посылке. Это делается путем отправки извещения на адрес получателя.
Извещение содержит информацию о том, что посылка прибыла в отделение почты, а также инструкции о том, как получить посылку. Чтобы получить посылку, получатель с предъявлением паспорта и извещения должен прийти в отделение почты.
Извещение может быть разного вида: бумажным или в электронном виде. В бумажном виде оно доставляется почтальоном в почтовый ящик или вручается лично. В электронном виде извещение отправляется на указанный при отправке посылки электронный адрес получателя. Эта услуга особенно удобна для людей, которые хотят получить информацию о посылке сразу же после ее прибытия в отделение почты.
Важно отметить, что срок действия извещения о посылке ограничен. Обычно у почты есть две недели на хранение посылки в отделении. Если получатель не забирает посылку за этот период, она будет отправлена обратно отправителю.
- Бумажное извещение — уведомление о посылке, доставляемое почтальоном в почтовый ящик или вручаемое лично
- Электронное извещение — уведомление о посылке, отправляемое на указанный при отправке электронный адрес
- Срок действия извещения — обычно 2 недели, после чего посылка будет отправлена обратно отправителю
| Метод уведомления | Преимущества | Ограничения |
|---|---|---|
| Бумажное извещение | Позволяет получить информацию о посылке незамедлительно | Не гарантирует доставку уведомления в срок |
| Электронное извещение | Удобно для людей, желающих получить информацию о посылке немедленно | Может попасть в папку «спам» или «нежелательные письма» |
Что означает информация на бланке?
Пометка zk означает, что письмо заказное. Если написано «судебное», значит оно пришло из суда.
Перовая страничка, то есть лицевая сторон,а вся полностью заполняется почтовыми работниками отделении. Не имеет значения, от руки написано ваше имя и адрес или все набрано на компьютере. Не важно и то, что извещение Ф 22 пришло с ошибками в имени или названии улицы. Особенно на отправлениях из-за границы нередко содержатся искаженные данные, при транскрибации без неверного начертания фамилии или названия улицы обойтись сложно. Да и человеческий фактор нужно учитывать — опечататься может служащий или сам отправитель. Если почтальон проявил смекалку и извещение бросил в ящик по нужному адресу, значит все в порядке.
Пусть также не смущают рваные края бланка: их распечатывают по несколько штук на одном листе бумаги, затем в спешке отрывают — некогда воспользоваться ножницами.
Все поля — «Кому», «Адрес», «На ваше имя поступило» и т. д. — уже заполнены сотрудниками почты. Вверху справа — дата заполнения, которая может быть в виде печати. По центру виден номер извещения, над ним штрих-код трэк-номера, а также указана масса, описание присланного пакета и адрес, по которому можно его получить. Самое важное — это адрес выдачи и время работы почтового отделения.
Наложенный платеж Почты России – как пользоваться и сколько стоит?
Трек-номера и отслеживание
Международное почтовое отправление может быть регистрируемым и не регистрируемым. В первом случае такому отправлению присваивается уникальный идентификационный номер в формате UPU (Всемирный Почтовый Союз), который состоит из 4-х латинских букв и 9 цифр. Присвоение почтовым отправлениям уникальных идентификаторов (трек-номеров) регулируется Стандартом S10 Всемирного Почтового Союза.
Стандартная структура почтового трек-номера выглядит следующим образом:
XX********* YY , где:
XX – буквенное обозначение типа отправления. Для зарегистрированных отправлений до 2 кг первая буква будет R, для отправлений свыше 2 кг – C, для отправлений EMS – E. Вторая буква может быть любой от A до Z;
********* — цифровой идентификатор, состоящий из 9 цифр. Первые 8 цифр – непосредственно номер отправления, последняя, 9-я цифра – проверочная цифра, которая рассчитывается по определенной математической формуле на основании значений первых 8 цифр;
YY – буквенное обозначение страны отправления, определяемое стандартом ISO 3166-1-alpha-2 code .
Примеры почтовых трек-номеров:
RC123456785CN – зарегистрированное почтовое отправление весом до 2 кг, отправленное из Китая;
CA123456785US – зарегистрированное почтовое отправление весом более 2 кг, отправленное из США;
EA123456785GB – EMS-отправление, отправленное из Великобритании.
Сразу стоит сказать, что все отправления весом более 2 кг и все EMS-отправления по умолчанию являются регистрируемыми и трек-номера для таких отправлений предоставляются в обязательном порядке.
Если отправление оформлено к пересылке как незарегистрированное, то, соответственно, такая посылка будет отправлена без трек-номера и без возможности отслеживания. При поступлении данного отправления на территорию страны получателя, посылке будет присвоен внутренний почтовый идентификатор, который используется для внутреннего учета прохождения почты, но узнать этот трек-номер можно будет только по факту получения извещения с почты о прибытии в ваш адрес посылки.
С помощью трек-номера можно отслеживать перемещение почтового отправления, как по территории страны отправителя, так и по территории страны получателя. Делать это можно используя сервисы для отслеживания, расположенные на сайтах почтовых служб, которые задействованы в доставке посылки, либо с использованием универсальных систем отслеживания, например, МойТрек . А любые вопросы по трек-номерам можно задать на форуме . После появления у отправления статуса «Доставлено в место вручения» можно обратиться в свое почтовое отделение и получить свою посылку.
Зачем Почта России забирает извещения?
Для чего сотрудникам нужны бланки извещений с подписями клиентов? Все очень просто. Некоторые клиенты получают очень много корреспонденции. Бывают случаи, когда клиенту сложно отследить каждое отправление, и он может запутаться в том, что он получил, а что еще нет. В такой ситуации он обращается в свое отделение Почты России с просьбой проверить имеющиеся у него трек-кода на предмет получения. Иногда клиент не может вспомнить, когда он получил то или иное отправление. Тогда оператор проверяет во внутренней виртуальной базе его посылки и бандероли, выписывает даты получения, а затем отправляется в специальное место в отделении, где хранятся подшивки с бланками извещений Почты России. Там он выбирает нужный период, находит оформленный бланк, с которым клиент приходил, и предоставляет его клиенту, как подтверждение, что отправление было получено им ранее. Зачастую вышестоящие органы подают запросы в отделения Почты России с приказом выслать им скан-копию извещения на какую-либо посылку или бандероль. Так же суды запрашивают бланки, чтобы удостовериться, что их письма были получены.
При оформлении извещения Почты России необходимо соблюдать следующие правила:
- Заполняйте данные получателя и отправителя четко и легко читаемым почерком.
- Укажите полное ФИО получателя и отправителя.
- Впишите адрес получателя и отправителя полностью, включая почтовый индекс.
- Укажите контактный телефон получателя и отправителя для оперативной связи.
- Приложите к извещению копию документа, подтверждающего отправку или получение посылки, если это требуется.
- Обязательно укажите вес и стоимость посылки.
- Выберите способ оплаты извещения: наличными или банковской картой.
- Проверьте правильность указанных данных перед отправлением извещения.
Соблюдение этих правил поможет вам оформить извещение Почты России без ошибок и непредвиденных проблем. Постарайтесь следовать им, чтобы отправка и доставка посылок проходили максимально гладко.
Рекомендации по оформлению
| 1. | Заполните все поля в извещении детально и четко. Укажите свои имя и фамилию, адрес доставки, контактный телефон и электронную почту. |
| 2. | Проверьте правильность написания адреса доставки. Указывайте все данные полностью: улицу, дом, квартиру, почтовый индекс и населенный пункт. |
| 3. | Укажите ваше имя и фамилию так, как они записаны в официальных документах. Используйте только кириллические символы, избегайте сокращений и ошибок. |
| 4. | Указывайте контактный телефон, по которому вы можете быть достигнуты в любое время. Это поможет почтовому работнику связаться с вами для уточнения деталей доставки. |
| 5. | Если у вас есть электронная почта, рекомендуется указать ее в извещении. Почтовая служба может отправить вам уведомление о прибытии посылки по электронной почте. |
| 6. | Не забудьте подписать извещение после его заполнения. Без подписи извещение может быть считано недействительным. |
Следуя этим рекомендациям, вы увеличиваете вероятность успешной доставки вашей посылки и получения необходимой информации о ее статусе. Будьте внимательны и внесите все необходимые данные в извещение Почты России.