11.03.2024

Нужно ли подавать сзв тд при смене фамилии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли подавать сзв тд при смене фамилии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Заявление о смене фамилии

2. Как заполнять отчет по форме СЗВ-ТД

3. Отменяющий отчет СЗВ-ТД

4. Как вносить изменения в СЗВ-М при смене фамилии сотрудника

5. Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

6. Вносить ли иностранцев

7. Процедура предоставления СЗВ-ТД при смене фамилии

8. Последствия невыполнения требований по предоставлению СЗВ-ТД при смене фамилии

9. В какие еще документы нужно внести изменения

10. Информирование Пенсионного Фонда

11. Смена фамилии после брака

Информация в отчётности и в базе Соцфонда должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Изменить информацию о себе в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) может каждый зарегистрированный там человек.

Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п, последние изменения в неё были внесены Постановлением от 21.04.2022 № 62П. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.

Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.

Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:

регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
наименование организации (ФИО ИП);
ИНН;
КПП — только для организаций.

Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках. Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.

Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:

фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
дата рождения;
СНИЛС

В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.

На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.

В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:

Номер записи о кадровом мероприятии.
Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
Наименование документа-основания кадровых действий.
Дата этого документа.
Номер документа без указания значка «№».
Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».

Заявление о смене фамилии

В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.

Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!

Вот примерный образец такого заявления:

Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И

от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:

копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ

Как заполнять отчет по форме СЗВ-ТД

Заполняйте отдельную форму отчета СЗВ-ТД на каждого работника. Основанием будут документы, которые подтверждают оформление трудовых отношений и содержат сведения о трудовой деятельности. Например, приказы о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и т.д.

Далее рассмотрим правила заполнения каждого поля формы СЗВ-ТД (поглядывайте при этом на образец формы из Продолжения Примера 1).

Регистрационный номер в ПФР: укажите регистрационный номер, который присвоен работодателю при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Он состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ.

Работодатель (наименование): укажите полное наименование организации (обособленного подразделения) в соответствии с учредительными документами. Если работодатель – индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то укажите Ф.И.О. полностью и без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

ИНН: есть и у юрлиц, и у физлиц, берется из свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

КПП берется из того же документа. КПП обособленного подразделения возьмите из уведомления о постановке на учет по месту его нахождения. Работодателям-физлицам КПП не присваивается, потому в СЗВ-ТД и не указывается.

Фамилия, Имя, Отчество (при наличии): укажите данные о работнике на русском языке в именительном падеже полностью (не сокращайте до инициалов). Поле «Отчество» заполняйте только при его наличии в документе, удостоверяющем личность.

Дата рождения: день месяца пишите двумя арабскими цифрами, месяц словом, год четырьмя арабскими цифрами.

СНИЛС: заполните страховой номер индивидуального лицевого счета сотрудника, в отношении которого представляете СЗВ-ТД. Он состоит из 11 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

Дату подачи заявления пишите, только если сотрудник в течение отчетного месяца подал заявление:

о продолжении ведения трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) либо
о предоставлении сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Если своим заявлением работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, то дата цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ вписывается в строку «Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки». Если – в пользу электронной, то дату надо вписать в следующую строку «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности».

Если потребуется отменить сведения о подаче работником такого заявления, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней опять заполните соответствующую из этих двух строк, повторив первоначальную дату, которую указывали раньше, а в поле правее «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчетный период заполните в случае, если ежемесячно представляете СЗВ-ТД. Месяц и год вписываются цифрами. Но начиная с 2021 г. в СЗВ-ТД сведения об отчетном периоде не заполняйте (см. отметку «!» в Примере 3).

Отменяющий отчет СЗВ-ТД

Форма СЗВ-ТД и порядок ее составления введены в действие Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п.

До 15 числа включительно сведения подаются работодателями по итогам прошлого месяца, в котором происходили кадровые мероприятия: перевод, присвоение квалификации, подача заявления о переходе на электронную трудовую или о ведении бумажной трудовой книжки и другие. При приеме и увольнении работника сведения подаются в ПФР не позже следующего рабочего дня после даты издания приказа.

В результате в электронной базе ПФР накапливаются данные о сотрудниках. Не исключено, что при заполнении СЗВ-ТД могут быть допущены ошибки. Чтобы их исправить, кадровику необходимо:

отменить ошибочные данные;
при необходимости подать новые, правильные сведения.

Как вносить изменения в СЗВ-М при смене фамилии сотрудника

В отчёте СЗВ-М указывают ФИО сотрудников, СНИЛС и ИНН. Пенсионный и налоговый коды выдаются один раз и не меняются. А вот фамилию сотрудник может изменить

Информация в отчёте и в базе Пенсионного фонда России (ПФР) должна совпадать, тогда при проверке не будет ошибок. Если у ПФР пока нет информации о смене фамилии работника, то и в СЗВ-М нужно указывать старые данные.

Изменить персональные данные в базе ПФР может сам сотрудник через личный кабинет на сайте фонда. Или это может сделать работодатель: подать заявление по форме АДВ-2, утверждённой постановлением Правления ПФР от 27 сентября 2019 года № 485п.

Закон не устанавливает срок, в течение которого необходимо предоставить в ПФР сведения об изменении фамилии. Главное, чтобы информация в отчёте СЗВ-М совпадала с той, что есть в базе на дату сдачи отчёта.

Подтверждением того, что информация о фамилии в базе ПФР теперь актуальна, послужит обновлённый СНИЛС. С 2019 года пластиковые карточки СНИЛС не выдают, но сотрудник может предоставить электронный документ или распечатку. После этого можно указывать в СЗВ-М новую фамилию.

Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:

регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
наименование организации (ФИО ИП);
ИНН;
КПП — только для организаций.

Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:

фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
дата рождения;
СНИЛС

Номер записи о кадровом мероприятии.
Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
Наименование документа-основания кадровых действий.
Дата этого документа.
Номер документа без указания значка «№».
Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».

Как без проблем сдать отчет по форме СЗВ-ТД

Работодатель (наименование): укажите полное наименование организации (обособленного подразделения) в соответствии с учредительными документами. Если работодатель – индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, который занимается частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то укажите Ф.И.О. полностью и без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

ИНН: есть и у юрлиц, и у физлиц, берется из свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции.

Дата рождения: день месяца пишите двумя арабскими цифрами, месяц словом, год четырьмя арабскими цифрами.

Дату подачи заявления пишите, только если сотрудник в течение отчетного месяца подал заявление:

о продолжении ведения трудовой книжки (в соответствии со ст. 66 ТК РФ) либо
о предоставлении сведений о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

Если потребуется отменить сведения о подаче работником такого заявления, заполните новую форму СЗВ-ТД. В ней опять заполните соответствующую из этих двух строк, повторив первоначальную дату, которую указывали раньше, а в поле правее «Признак отмены» проставьте знак «X».

Отчетный период заполните в случае, если ежемесячно представляете СЗВ-ТД. Месяц и год вписываются цифрами. Но начиная с 2021 г. в СЗВ-ТД сведения об отчетном периоде не заполняйте (см. о в Примере 3).

Вносить ли иностранцев

Вносить. Постоянно или временно проживающих (пребывающих) иностранцев и высококвалифицированных иностранных специалистов, если заключили с ним трудовой договор.

Въедливые кадровики удивляются. Мы же не сдаем СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ на высококвалифицированных иностранных специалистов, а почему СЗВ-ТД должны? Хитрость вот в чем. СЗВ-ТД мы обязаны сдавать на зарегистрированных лиц (со СНИЛС), а остальные отчеты на застрахованных (за кого платим взносы). Выскококвалифицированные специалисты не застрахованы по ОПС. Поэтому сдаем по ним только СЗВ-ТД.

Важно. Если у иностранца нет СНИЛС, отчет СЗВ-ТД по нему не сдать. Регистрировать иностранца в ПФ обязанность работодателя. Для регистрации отправьте в Пенсионный фонд форму АДВ-1 и АДВ-6-1. Используйте последнюю редакцию форм от 23 января 2021, иначе их не примут и опоздаете с СЗВ-ТД. Не хотите «заморачиваться», используйте СБИС, там всегда актуальные формы. Оформить СНИЛС в СБИС.

Процедура предоставления СЗВ-ТД при смене фамилии

При смене фамилии необходимо провести соответствующие изменения в документах, включая Свидетельство о рождении, паспорт и другие удостоверяющие личность документы. Кроме того, важно уведомить социальное страхование о таких изменениях, а именно предоставить СЗВ-ТД (Свидетельство о заработной плате и суммах начислений) с обновленной фамилией.

Для предоставления СЗВ-ТД при смене фамилии необходимо обратиться в отдел социального страхования по месту жительства или работы. При этом необходимо иметь при себе следующие документы:

Паспорт с новой фамилией;
Свидетельство о браке или о расторжении брака, если смена фамилии произошла в связи с браком или разводом;
Документ, подтверждающий смену фамилии (например, Свидетельство о перемене имени);
Иные документы, указанные специалистами отдела социального страхования.

Предоставление СЗВ-ТД с обновленной фамилией позволит социальному страхованию провести актуальный анализ заработной платы и начислений работника. Таким образом, обновление данных в СЗВ-ТД поможет избежать недочетов и ошибок в расчете страховых выплат и пенсии.

Последствия невыполнения требований по предоставлению СЗВ-ТД при смене фамилии

В случае, если работник не предоставил СЗВ-ТД после смены фамилии, он может столкнуться с проблемами в получении различных социальных выплат и льгот. Например, для получения пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам, пенсии и других социальных выплат, необходимо предоставить соответствующие документы, включая СЗВ-ТД.

Кроме того, работодатель может иметь свои требования по предоставлению СЗВ-ТД при смене фамилии. Нарушение этих требований может вызвать проблемы с оформлением рабочих документов, получением оплаты или другими вопросами, связанными с трудовыми отношениями.

Также, невыполнение требований по предоставлению СЗВ-ТД при смене фамилии может создать сложности при оформлении паспорта нового образца. В некоторых случаях, при отсутствии документа, подтверждающего зарплату и расчеты, службы регистрации и паспортного контроля могут отказать в выдаче нового паспорта.

В целом, невыполнение требований по предоставлению СЗВ-ТД при смене фамилии может привести к проблемам в получении различных социальных выплат, возникновению трудовых споров с работодателем и затруднениям при оформлении паспорта нового образца. Поэтому рекомендуется соблюдать все требования и предоставить необходимые документы в установленные сроки.

Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.

Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.

Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене работницей фамилии?

Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.

Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.

В какие еще документы нужно внести изменения

Прежде всего следует обратить внимание на личную карточку работника и внести изменения в нее.

Как и в предыдущем документе, фамилию (или другие анкетные данные) аккуратно зачеркивают прямой чертой и на той же строчке пишут новые сведения. Чтобы в будущем к кадровику было меньше вопросов, на свободном поле рядом с этими изменениями кратко указывают документ-основание и его реквизиты. Такую запись заверяют подписью лица, внесшего корректировку.
Необходимо также указать дату изменения сведений.

Удобно вносить указанные изменения и в разделе дополнительных сведений личной карточки.

Кроме того, анкетные данные необходимо изменить:

в табеле учета рабочего времени (и расчета оплаты труда, если применяется этот бланк), ф. Т-12 (13);
в графике отпусков, ф. Т-7;
в лицевом счете, ф. Т-54 (54А).

В небольших организациях нередко функции бухгалтерской и кадровой службы совмещает один сотрудник. Целесообразно в таком случае напомнить работнику и о необходимости замены:

пенсионного свидетельства;
банковских реквизитов карты (если зарплата перечисляется через банк).

Информирование Пенсионного Фонда

При смене ФИО необходимо представить в ПФР заявление об изменении анкетных данных по форме АДВ-2. Информировать Пенсионный Фонд о смене ФИО работник может самостоятельно (приказ Минтруда № 211н от 22.04.2020). В соответствии с п. 16 обратиться с заявлением физлицо может в ПФР лично, через МФЦ или передать сведения через работодателя.

Если у него оформлена электронная подпись, можно отправить документ через портал Госуслуг. ПФР в течение пяти рабочих дней рассматривает заявление и выносит решение об изменении анкетных данных или об отказе. Пенсионный Фонд направляет физлицу соответствующее уведомление.

ФИО работника в форме СЗВ-ТД должны соответствовать документам, подтверждающим регистрацию в системе персонифицированного учета ПФР (п. 2.2.4 порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ от 25.12.2019 № 730п). Поэтому работодатель должен проследить за тем, чтобы работник предоставил своевременно в Пенсионный Фонд новые сведения.

Если сотрудник затрудняется сделать это самостоятельно, то работодатель может сам подать документы в Пенсионный Фонд.

Смена фамилии после брака

После заключения брака женщина может решить сменить свою фамилию на фамилию мужа или на двойную фамилию в сочетании с фамилией мужа. Для смены фамилии необходимо обратиться в орган записи актов гражданского состояния, предоставив соответствующие документы и заполнив заявление.

После смены фамилии женщина обязана обновить свои документы и уведомить об этом соответствующие учреждения и организации. Важно помнить, что смена фамилии не влечет автоматической смены данных во всех документах и базах данных, поэтому требуется личное участие.

Важно отметить, что смена фамилии полностью на усмотрение женщины. Она может оставить свою девичью фамилию или выбрать любую другую фамилию, не обязательно связанную с фамилией мужа.

Документы, которые нужно обновить:
Паспорт
Водительское удостоверение
Заграничный паспорт
Страховое медицинское полис
СНИЛС
Пенсионное удостоверение
Трудовую книжку (если есть)