Можно заполнять путевой лист на месяц
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно заполнять путевой лист на месяц». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ни в одном административном регламенте не указывается прямого запрета на заполнение путевого листа на 28-31 день. В Приказе №390 (часть 1, пункт 3) указывается следующая информация о сроках действия путевого листа.
Что нужно учитывать при заполнении путевого листа
Обширные изменения в заполнении путевого листа были утверждены в марте и сентябре 2023 года.
- Документ оформляет непосредственный собственник или владелец транспортного средства.
- Если транспортное средство передано в аренду (в том числе с экипажем), бланк путевого листа заполняет арендодатель.
- Действительными являются как электронный, так и бумажный носитель документа.
- Перечисляется срок действия документа.
- Указываются сведения того, кто заполняет путевой лист – ФИО владельца, название организации, ОГРНИП, ОГРН, телефоны физлица или юридического лица (ИП, ООО, ЗАО и т.д.).
- Данные транспортного средства – указываются тип, марка, модель машины, присвоенный государственный номер; дата осуществления технического надзорного контроля перед выездом в рейс; дата выпуска (возвращения) из/на линию; показание одометра машины (в том числе при передаче ТС другому оператору машины).
- Персональные данные водителя. ФИО, дата и результаты прохождения медосмотра, СНИЛС, сведения о водительском удостоверении.
- Информация о цели поездки (тип рейса).
– Коммерческий тип указывается для постоянных пассажирских перевозок, в том числе для такси, при перевозке детей, грузоперевозок.
– Перевозки для личных (собственных) целей.
– Организация передвижения специализированного транспорта для выполнения определенных видов работы.
- Сведения о виде используемого сообщения – городской, пригородный, междугородный.
- Дополнительные отметки.
– Отметка врача о прохождении медосмотра (УКЭП или УНЭП).
– Отметки работника, ответственного за ведение бланка путевого листа.
– Отметка с показаниями одометра.
- Журнал регистрации путевых листов (норма необязательная).
- Отрывной талон (норма необязательная, но если предусмотрено прежними правилами – сохраняется требование). Вместо отрывного талона допускается использовать ТТН – товарно-транспортную накладную.
- При заполнении электронного путевого листа могут выявляться ошибки. В этом случае заполняется новая форма электронного документа с указанием даты правки предыдущих бланков путевого листа.
Допускается исправление бумажного варианта документа, при этом необходимо соблюдать следующие условия:
- ошибочная запись зачеркивается таким образом, что ее можно прочитать;
- указывается верная запись;
- от руки пишется «Исправлено», ставится дата, когда были внесены изменения;
- все правки заверяются ответственными лицами с указанием и расшифровкой ФИО, должности.
При отсутствии путевого лица, штрафные санкции применяются как к организации, так и к владельцам ТС, а также к водителям. Штраф составляет от 500 руб. до 130 тысяч рублей. Штраф будет накладываться только в том случае, если наличие путевого листа является обязательным условием работы предприятия или для осуществления иной деятельности со стороны физического лица. Со стороны ФНС также могут применяться нормы штрафных санкций, если фиксируются грубые нарушения ведения документов для путевых листов.
Сроки давности привлечения к административной ответственности по перечисленным правонарушениям таковы (ст. 4.5 КоАП РФ):
| Поездка без путевого листа | ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ | 60 календарных дней (при рассмотрении дела судьей – 90 календарных дней) со дня совершения нарушения |
|---|---|---|
| Перевозки с нарушением требований медосмотров водителей и технического контроля состояния ТС | ч. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ | 60 календарных дней со дня совершения нарушения * |
| Допуск водителя к работе без обязательного медосмотра | ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ | 1 год со дня совершения нарушения |
| Нарушение порядка проведения обязательных медосмотров | ст. 11.32 КоАП РФ | 90 календарных дней со дня совершения нарушения |
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Для чего нужен путевой лист
В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.
Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка обязательна. А если сотрудник добирается до основного места работы на личной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи не идет.
Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:
- фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
- регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
- определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
- подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
- позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.
Простыми словами, путевой лист заполняют не только чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка используется для порядка в организации: чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Путевой лист на месяц: как оформить многодневный путевой лист
Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Законодатели предусмотрели, что оформить документ можно на любой срок не более одного месяца. Так что можно выписывать путевой лист на месяц, 10 дней, неделю либо несколько дней. (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 № 03-03-07/51).
Выписать путевой лист на месяц можно, если компания направила работника на служебном транспорте в длительную командировку. В остальных случаях путевые листы оформляйте с той с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Образец путевого листа на 2023 год и правила заполнения бланка, в статье.
Можно ли оформлять путевые листы за месяц
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Одновременно обращаем внимание на то, что указанные положения действуют только для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
Какая форма подойдет для месячной командировки
Формы путевых листов предназначены для разных видов транспорта. В большинстве случаев документ оформляется на один день. Шаблонов, рассчитанных на 1 месяц, не существует.
Всего Госкомстатом утверждено 7 форм, каждая из которых предусмотрена для определенного вида транспорта – грузовиков, автобусов, легковых автомобилей и так далее. Из всех этих образцов оформлять на длительный срок можно только шаблоны № 3 и № 6. Все остальные используются для одной смены.
В связи с этим при заполнении бланка на месяц есть три варианта:
- разработать собственную форму;
- вносить только месяц и год, не указывая число;
- разработать унифицированные формы с дополнительными ячейками.
Путевой лист на месяц должен содержать все обязательные реквизиты. В том числе следует отразить с точностью до минут время выезда водителя и его возвращения в гараж.
Обязательная информация путевого листа
Приказом Минтранса №152 отражаются реквизиты, которые обязательны к заполнению, т.е. должны присутствовать на самостоятельно разработанных путевых листах. Так, в листе должны быть отражены такие реквизиты:
| Реквизит | Отражаемая информация |
| Наименование документа, номер, дата выдачи и срок действия | банк – соответствующее ТС
номер – по журналу учета срок – в зависимости от времени, дальности и вида работы |
| Собственник (владелец) ТС | наименование юридический адрес, телефон, а также:
Юр.лица – ЕГРЮЛ ИП – ЕГРИП |
| Информация о ТС | тип, модель, наличие прицепа или полуприцепа
госзнак ТС и прицепа показания одометра дату и время выезда и въезда дату и время ТО |
| Сведения о водителе | ФИО
дата и время медосмотра |
| Дополнительные сведения | С учетом особенностей и специфики перевозок |
При условии, что водитель-ИП использует свое ТС, путевой лист подтвердит затраты ГСМ.
Согласно статье 3 Федерального закона N 9196-ФЗ одним из основных принципов обеспечения безопасности дорожного движения является приоритет жизни и здоровья граждан, участвующих в дорожном движении, над экономическими результатами хозяйственной деятельности.
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: ИП, осуществляющие перевозки, могут иметь в собственности несколько автомобилей. Обязательно ли перерегистрировать эти ТС на ИП?
Ответ: Статус ИП не подразделяет имущество гражданина и того же ИП. Таким образом, ИП вправе использовать свое имущество и в предпринимательской деятельности, и в личных целях. Регистрация ТС в собственности ИП осуществляется в порядке, как и на физ. лиц (не ИП). Так, перерегистрации ТС, принадлежащих физ. лицу, для предпринимательства, не требуется.
Вопрос №2: Нужно ли оформлять путевой лист на руководителя организации, если ТС используется, числящееся на балансе?
Ответ: Руководитель также обязан соблюдать требования по использованию ТС организации, то есть путевой лист оформить нужно обязательно, но его допускается оформить на срок до 1 месяца. Даже для руководителя ТС для служебных целей нужно иметь соответствующие документы.
Оформление путевых листов: топ‑8 практических ситуаций
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2022 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
- Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
- Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
- Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
- Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
- ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
- Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
- Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
- Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
- Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
- Форму N 4-м. Этот путевой лист подойдет для тех, кто занимается междугородними перевозками и доставками.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2022 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Заполнение путевого листа
Путевой лист — это первичный документ, обосновывающий понесенные затраты в ходе деятельности компании или ИП, т.е. они должны заполняться верно. С 01.01.2013 г. коммерческие организации вправе разрабатывать свои формы документов, которые утверждаются приказом руководителя. Приказом Минтранса России №152 сформулированы основные правила ведения документации по ТС:
- каждое ТС должно иметь документы на перевозку
- оформляться минимум на 1 день, максимум на 1 месяц
- если в течение рабочего дня на ТС работают несколько водителей, то каждому водителю можно оформить отдельный путевой лист
- нумеруются в хронологическом порядке
- указывает тип ТС (легковой, грузовой автомобиль, троллейбус и т.д.)
отражаются дата и время:
- пробега ТС (и при выезде, и при въезде)
- медосмотров водителя
- технического контроля ТС
- путевые листы на ТС регистрируются в журнале регистрации
- хранению подлежат не менее 5 лет (75 лет для опасных производств)